Candidatures, ParcourSup, Campus France

Comme évoqué lors des formations sur l’utilisation de l'application Études en France l’avis SCAC est CONFIDENTIEL et nous ne devons pas à en faire mention. Il en est de même pour le cas de fraude.

Conformément à l'engagement de confidentialité mentionnée dans la convention-cadre sur les Espaces Campus France, les établissements adhérents sont tenus de respecter la confidentialité et l'intégralité des informations apparaissant sur l'application Etudes en France. Plus précisément, il est rappelé que "pour des raisons de sécurité, le compte-rendu d'entretien, l'avis de l'Espace Campus France  ne seront pas communiqués aux étudiants, ni à une quelconque personne extérieure à l'établissement." Les établissements qui utilisent la plate-forme ont souscrit à cette convention.

Il en va également de la sécurité des agents qui travaillent au sein des espaces et qui rencontrent tous les jours des candidats.

Nous vous prions d’être vigilant quant aux informations que vous communiquez aux candidats et d'insister sur cette vigilance auprès des collègues dans vos composantes.

Les candidatures doivent recevoir une réponse dans les 2 mois sinon la règle du SVA ( silence vaut accord) s’applique. 

Dans le cadre des différentes ordonnances prises par le gouvernement pour gérer la crise sanitaire, le SVA est suspendu jusqu'à la fin de l'état d'urgence + 1 mois (10 juillet + 1 mois donc).

Néanmoins, il n'est pas dans l’intérêt de la composante, ni dans celui des candidats de retarder le traitement des candidatures et il est souhaitable de garder le délai de 2 mois.

Seules les candidatures passant par ParcourSup sont examinées par les responsables de formation. Les dossiers reçus par courrier, mail etc sont rejetés. 

Les demandes de transfert de dossier en cours d’année ( suite à un déménagement par exemple ) sont soumises à l’accord de la composante et passent par le service de la scolarité.

Les demandes de réorientation au second semestre découlent d’une procédure interne spécifique et sont également soumises à l’accord du responsable.

Seules les candidature Campus France ( procédure spécifique) et dépendant de la formation continue ne passent pas par la plate-forme ParcourSup mais sont également soumises à l’accord des responsables de formation.

Je vous contacte au sujet des fichiers nominatifs que vous avez pu manipuler lors de la procédure ParcourSup. Puisqu’il s’agit de données personnelles, même anonymisées (l'anonymat pouvant être contourné), il vous faut respecter les principes du Règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel (RGPD), et prendre les précautions indispensables. Il s’agit des fichiers et informations que vous avez pu stocker et manipuler sur vos ordinateurs et non de l’outil en ligne du ministère.

Maintenant que la procédure est terminée, nous vous demandons de :

- détruire tous les fichiers concernés (c-à-d avec des listes d’étudiant.e.s, même anonymisées) se trouvant sur votre ordinateur (ou smartphone, etc.), y compris disque dur de sauvegarde

- si vous avez transféré ces fichiers sur des serveurs distants (DropBox, etc.) — ce qu’il faut éviter — s’assurer qu’ils sont détruits (y compris les versions antérieures, cf. https://help.dropbox.com/fr-fr/desktop-web/delete-files)

- idem si vous avez partagé ces fichiers par email, détruire les mails correspondants (reçus et envoyés).

Mais avant cela, nous vous demandons de déposer les fichiers que vous souhaitez garder sur l’espace de fichier partagé UPEM réservé à ParcourSup pour votre formation (dossier internet Agora accessible via l’ENT, liste ci-dessous). Celui sera sauvegardé et restera accessible pendant six ans. Ces fichiers peuvent servir à des fins statistiques ou, si vous y avez intégré des critères manuels supplémentaires, à disposer d'éléments de réponse dans le cas où un·e candidat·e demanderait les motifs ayant conduit à la décision de la commission.

Pour information, Agora est l'espace de partage de fichier déployé au sein de l'UPEM. Vous y avez accès via l'ENT (mais pas uniquement) et un mode d'emploi se trouve à la page suivante : 

https://cri.u-pem.fr/documentation/acceder-a-mes-fichiers

En cas d’incident de sécurité (piratage) qui aurait pu compromettre ces données, vous devez informer le RSSI (Jean-Paul Mizzi Mizzi : jean-paul.mizzi@univ-eiffel.fr) et la DPO (Véronique Juge : protectiondesdonnees-dpo@univ-eiffel.fr).

Nous sommes conscients que cela est un peu contraignant (tout en restant dans des proportions raisonnables), mais cela est conforme à nos principes ... et à la règlementation en vigueur. Je me tiens à votre disposition pour vous aider et répondre à vos questions.

Parcoursup propose une formation à l'outil d'aide à la décision. Celui-ci a évolué et propose des nouveautés cette année comme la possibilité de doubles corrections ou de tenir compte de notes orales.

vous trouverez dans le bloc "Support de communication" de l'espace "Documentation", le document vous permettant de vous inscrire aux sessions de formation sur l'Outil d'Aide à la Décision.

Dans le contexte sanitaire actuel et en vue du bon déroulement de la procédure Parcoursup en lien avec le baccalauréat 2021, je vous informe que les candidats ayant accepté une proposition d'admission, mais dont la décision concernant l'obtention du baccalauréat est décalée en septembre 2021, conserveront cette proposition dans leur dossier jusqu'aux résultats définitifs. Cette information est à transmettre aux candidats concernés.

S'agissant des établissements d'accueil, j'attire votre attention sur la nécessité de prendre en compte la situation de ces candidats, et de ne pas les démissionner de la formation, en amont de la publication de leurs résultats.

Vous retrouverez ces éléments dans la fiche méthodologique L'inscription administrative dans la procédure Parcoursup, accessible depuis votre site de gestion (rubrique Informations, Documentation, rubrique Inscription administrative).

Vous entamez aujourd’hui la procédure d’examen des vœux ParcourSup, processus complexe et crucial pour notre université, qui durera jusqu’au 17 mai. Comme il s’agit de données en partie personnelles (souvent anonymes, mais cet anonymat peut-être contourné), il est important de s’assurer que leur traitement suit des bonnes pratiques de sécurité et de respect de la vie privée. C’est pourquoi je vous adresse ci-jointes des recommandations élaborées en collaboration avec notre DPO et notre RSSI, avec l’aide de la VP FIP et de la DGDIN, que je remercie.

Il s’agit pour l’essentiel de principes de bon sens, et je ne doute pas que la plupart d’entre vous les applique spontanément. Certains points vous intéresseront néanmoins, même si je suis conscient qu’ils sont parfois contraignants (un peu).

Je vous rappelle que vous avez la possibilité de vous servir de l’outil d’aide à la décision (OAD) interne à ParcourSup, que nous recommandons, ne serait-ce que parce qu’il évite tous les problèmes de confidentialité. Vous trouverez des informations sur les formations à l’OAD dans le document et je demande aux CEV qui décident de s’en servir d’en informer Francine Pietka (car nous devons signer la convention avec le MESRI à cet effet).

Sachez enfin qu’après la procédure ParcourSup, des rapports sur les délibérations des commissions d’examen des vœux et une analyse d’impact sur les données personnelles (AIPD) seront à réaliser. Nous reviendrons vers eux le moment venu et quand nous aurons toutes les informations du ministère.

Recommandations utilisateurs Parcoursup

Parcoursup à réouvert. Vous pouvez d'ores et déjà commencer à récupérer les fichiers des candidatures. Egalement, vous devez valider ou non les diplômes des candidatures étrangères : onglet candidatures - validation des diplômes.

Un document "Points d’attention pour la phase d’examen des vœux" a été publié sur la plateforme dans l'espace Documentation dans le bloc "Examen des voeux ".

Vous allez peut-être recevoir des demandes d'ajout d'un délai de confirmation de la part de candidats qui n'auraient pas encore confirmé leurs voeux. Vous pouvez, si vous le souhaitez, leur rajouter un délai depuis leur dossier.

Dans le cadre du nouveau programme Erasmus+ 2021-2027, le guide Erasmus+ ainsi que l'appel à propositions 2021 sont enfin disponibles !

Vous pourrez retrouver, au lien suivant, toutes les informations concernant les nouveautés du programme, le calendrier des candidatures, les formulaires de candidatures ou encore les webinaires organisés par l’agence Erasmus+ pour accompagner les porteurs de projets.

Nous restons à disposition pour vous accompagner !

Cher(e)s responsables de formation, référents RI et coordinateurs mobilités internationales,

La nouvelle programmation Erasmus+ permettra de financer des mobilités de courte durée dans le cadre des programmes intensifs hybrides. Il s'agit d'une nouvelle activité qui consiste à combiner des activités virtuelles à une mobilité de groupe et qui doit :

- apporter un plus par rapport à la formation

- contribuer au développement de compétences collaboratives

- permettre l'obtention de minimum 3 ECTS

- être organisée pour minimum 15 participants

- comprendre une mobilité physique de 5 à 30 jours

- comprendre des activités virtuelles avant, pendant ou après la mobilité

- être élaborée et mise en oeuvre par minimum 3 établissements d'enseignement supérieur de 3 pays programme (les pays membres de l'Union européenne et Islande, Liechtenstein, Norvège, Turquie, Macédoine du Nord, Serbie).

Si votre formation inclut un workshop, une semaine internationale ou un voyage d'études qui remplit les conditions mentionnés ci-dessus, les participants seront peut-être éligibles à ce financement pendant la période de mobilité. Si vous souhaitez leur prévoir un financement Erasmus+ pour l'année académique 2021/22, nous vous remercions de bien vouloir nous indiquer le nombre de mobilités prévues au plus tard le 4 mai pour que nous les déclarions dans la prochaine demande de subvention.

Vidéo de formation sur l'outil OAD (outil d'aide à la décision), c'est un outil informatique très puissant qui peut prendre en compte énormément de paramètres et  vous dispense d'utiliser un tableur Excel pour Parcoursup.

Le site de simulation de la plateforme Parcoursup est ouvert. Ce site vous permet de créer le dossier fictif d'un candidat à l'entrée dans l'enseignement supérieur.

 Vous pouvez y accéder depuis l'adresse suivante :  https://simulation.parcoursup.fr

Nous vous invitons à consulter la documentation disponible sur le site qui vous guidera dans la création de dossiers fictifs.

Les conditions sanitaires dans laquelle la procédure Parcoursup 21 va se dérouler sont comme vous le savez incertaines. Pour autant, la demande exprimée à l’égard des pouvoirs publics est d’anticiper et de réduire l’incertitude qui peut exister chez les candidats et leur famille quant à la stabilité des modalités de sélections par épreuves écrites/orales.
Dans ce contexte, il est demandé aux formations inscrites sur Parcoursup et recourant à des épreuves écrites et/ou orales de faire un effort d’anticipation :
§  En privilégiant des dispositifs qui sont adaptés à la situation sanitaire quelle qu’elle soit au printemps ;
§  A défaut, de concevoir dès maintenant, un scénario de repli soutenable et de le saisir en amont de l’ouverture de la formulation des vœux  sur Parcoursup (date limite de saisie le 15 janvier 2021) ; il sera alors affiché aux candidats le 20 janvier 2021
§  De choisir de manière définitive avant la fin de la période de formulation des vœux, c'est à dire au cours de la première semaine de mars 2021, le passage ou non à ce scénario de repli, défini et affiché aux candidats dès le 20 janvier 2021.
Dans ce contexte, une nouveau bloc « Anticipation d’une situation de crise sanitaire » est introduit dans le module « Eléments préalables à l'admission » du paramétrage de votre formation. Ce bloc vous permettra avant le 15 janvier 2021 :
-          Soit de modifier les modalités de sélection avec épreuves écrites/orales que vous aviez saisies en amont de l’ouverture de la plateforme le 21 décembre 2020 pour y faire figurer de nouvelles modalités destinées à être pérennes ;
-          Soit de renseigner un éventuel scénario de repli (passage du présentiel au distanciel, recours au seul examen du dossier parcoursup, etc…) avant le 15 janvier 2021. En l’absence de saisie à cette date, il sera considéré que les modalités que vous aviez saisies avant l’ouverture de la plateforme du 21 décembre sont définitives.
-       Soit, évidemment, si vous avez déjà défini avant le 15 décembre 2020 une modalité de sélection avec épreuves écrites/orales pérenne, c’est-à-dire adaptée également à une situation sanitaire dégradée de type confinement ou couvre-feu, de le signaler.
Sur la base des informations renseignées, l’interface de la fiche formation des candidats sera modifiée, et actualisée à partir du 20 janvier 2020, pour introduire, si besoin, l’existence du scénario de repli en cas de situation sanitaire dégradée lors de la phase d’examen des vœux.
Vous trouverez dans la rubrique documentation du site de gestion une note « Parcoursup21 : épreuves écrites et/ou orales et crise sanitaire » sur cette question accompagnée d’exemples.
 
Pour certaines formations particulières, un cadrage national pourra éventuellement être établi par votre ministère de tutelle afin de cadrer cet exercice. Les formations concernées en seront informées directement.

Vous trouverez en pièce jointe le fichier Excel concernant l'offre de formation 2020/21 en vue du paramétrage dans l'application Études en France (Campus France) pour la campagne de candidatures à l'année universitaire 2021/22.
Je vous demande de bien vouloir vérifier l'offre de formation pour votre composante et de bien vouloir faire les modifications et ajouts nécessaires notamment concernant:

• les ouvertures ou fermetures de formation,

• les modifications dans les libellés des formations ouvertes,

• les prérequis: niveau de langue, score IAE, série de BAC...

• les contacts. 

Pour rappel, les formations en apprentissage ne peuvent être ouvertes dans l'application Études en France.

S'agissant du calendrier:

1. Pour la Demande d'Admission Préalable (DAP/L1):

1er novembre 2020: Début de la campagne de candidatures
17/01/2021: Date limite du dépôt des dossiers
30/04/2021: Date limite de réponse de l’établissement
07/05/2021: Date limite de confirmation de l'étudiant

2. Pour les candidatures hors DAP (hors L1):

1er novembre 2020: Début de la campagne de candidatures
05/03/2021: Date limite du dépôt des dossiers
28/05/2021: Date limite de réponses de l’établissement
01/07/2021: Date limite de confirmation de l'étudiant

Retourner le document avec vos commentaires pour le 20 novembre à 12h00 à Kheira DRICI afin de laisser le temps de paramétrer les éventuelles modifications.